Рекомендации по кадровой документации (по хранению, по упорядочиванию, по регистрации приказов)

Рубрика внутреннее позиционирование, Дисциплинарные документы, Локальные нормативные акты, ОК, организационная структура, Организация документов, Последние записи. Автор: Mr.HR

Вы читаете 19-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

Сегодня я хотел бы дать некоторые рекомендации по тому, каким образом лучше хранить кадровую документацию. Упорядочить документы можно различными способами, но исходя из моего личного опыта, есть более или менее удобные особенности в каждом из них. Удобство упорядочивания зависит от того какую информацию и кадровую документацию вам придется искать наиболее часто. Я хотел бы поделиться тем, как мне было наиболее удобно хранить кадровую документацию в то время, когда я выполнял все функции кадровой службы на предприятии сам.

Начнем с приказов.

Приказы можно хранить в отдельных папках по их виду. То есть отдельно приказы об увольнении, отдельно приказы о приеме, и т.д. (я не пользовался таким разделением). Для меня важнее было то, что все приказы за прошедший месяц соответствуют журналу регистрации приказов за этот месяц. По этому я предпочитаю хранить в отдельной папке приказы за один месяц. А сверху над ними должен быть журнал регистрации приказов за этот месяц. И если у вас все будет сходится в каждом месяце, значит по итогу года у вас так же все будет в порядке.регистрации приказов

Журнал регистрации приказов я вел в компьютере в таблицах екселя. А по окончанию месяца я распечатывал страницу (соответствующую этому месяцу), и подшивал ее сверху всех приказов за этот месяц (предварительно проверив соответствие). Читать полностью »

Основы рабоы с кадровой документацией. Приказ об увольнении, отпуске, переводе.

Рубрика Локальные нормативные акты, организационная структура, Организация документов, Отпуска, Переводы, Последние записи, совместная деятельность, Увольнение. Автор: Mr.HR

Вы читаете 18-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

основы работы с кадровой службой. Приказ об увольненииИ так, мы поговорили о процедуре работы с кадровой документацией во время приема нового сотрудника. Можно сказать, что процедура приема сотрудника наиболее сложна, и остальные алгоритмы работы с кадровой документацией являются не такими многоступенчатыми.

Далее мы поговорим об увольнении.

Увольнение мы можем разделить на два типа – увольнение по желанию сотрудника, и увольнение по желанию предприятия. Процедура оформления одного и другого отличается лишь основанием для приказа об увольнении, и текстом самого приказа.

В случае увольнения по желанию сотрудника, от него требуется заявление об увольнении, с подписью его руководителя. После того, как это заявление подпишет руководитель предприятия, оно является основанием для издания приказа об увольнении этого сотрудника. Мы издаем соответствующий приказ, особое внимание уделяя нумерации и датам, регистрируем этот приказ в журнале регистрации приказов, и, после подписи приказа руководителем предприятия и увольняющимся сотрудником, передаем копии приказа и заявления в бухгалтерию (или вносим соответствующие изменения в программу регистрации персонала на компьютере). Так же необходимо сделать запись в трудовую книгу увольняемого сотрудника, на основании подписанного руководителем приказа. Трудовая книга с конечной записью и копиями приказа об увольнении и основанием передается в бухгалтерию (или другим сотрудникам, которые распоряжаются печатью предприятия) для заверения записей в трудовой книге печатью предприятия. После этого в книге учета трудовых книг делается запись о выдаче трудовой книги, и уволенный сотрудник, поставив свою подпись в этом журнале, может забрать трудовую книгу.
Теперь он уволен. Читать полностью »

Ведение кадровой документации, прием на работу.

Рубрика деловой этикет, Локальные нормативные акты, ОК, организационная структура, Организация документов, Последние записи, Прием на работу, совместная деятельность. Автор: Mr.HR

Вы читаете 17-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

Ведение кадровой документации, прием на работу.Вы получили в распоряжение кадровую документацию предприятия. Но в ваши обязанности теперь будет входить не только ее хранение, но и ведение кадровой документации в дальнейшем. Что же делать и как быть со всеми этими бумагами дальне? Попробуем разобраться вместе.

Далее я хочу описать общую схему действий ведения кадровой документации,  в наиболее часто встречающихся ситуациях для инспектора ОК (или менеджера по персоналу, который совмещает в себе все функции кадровой службы).

И так, прием на работу. Сейчас нас не интересуют все подробности того, как вы нашли этого человека, и как отобрали. Решение уже принято, и мы оформляем его на работу. Для этого наш потенциальный сотрудник должен предоставить вам копии следующих документов:

  1. Паспорт (1, 2, 11 (прописка))
  2. Идентификационный код
  3. Документ свидетельствующий об образовании (диплом, аттестат и т.д.)

  1. Военный билет (это конечно же только для мужской половины сотрудников)
  2. Если фамилия в паспорте и в дипломе не соответствуют, то от женской половины нужно требовать свидетельство о смене фамилии (свидетельство о браке)
  3. Трудовую книгу
  4. Заявление на прием.

Если человек имеет какие либо льготы, нужен документ, свидетельствующий об этом (удостоверение ликвидатора последствий Чернобыльской катастрофы, участника ВОВ, участника боевых действий и т.д., для некоторых предприятий эти документы имеют смысл, для других нет)

Это список ОСНОВНЫХ документов, которые необходимо собрать с сотрудника для приема, но для каждой отдельной организации этот список может отличаться. Например, довольно часто требуют так же свидетельство о рождении детей, для последующей выдачи новогодних подарков и т.п.
Из всех этих документов, вместе с характеристикой этого сотрудника, вы формируете отдельную папку, которая будет его личным делом (о том как оно оформляется, мы поговорим отдельно).

Заявление о приеме этого сотрудника отправляется на утверждение руководителю отдела, в который мы оформляем сотрудника. После того, как будущий руководитель оформляемого сотрудника подписал его заявление, оно попадает к руководителю предприятия вместе с заявкой на подбор персонала (чтобы руководитель видел, что этот сотрудник был заказан руководителем отдела). После того, как на заявлении появляется подпись руководителя предприятия, оно снова возвращается к вам, и является полноценным основанием для издания приказа о приеме на работу.

В этот момент вы издаете приказ о приеме на работу, ставите в нем нужный номер приказа, и следите за правильностью дат, после чего регистрируете приказ в журнале регистрации приказов. После этого с этим приказом должен ознакомится наш новоиспеченный сотрудник. Когда наш новый сотрудник поставил свою подпись на приказе, он может считать себя принятым сотрудником предприятия! Но ваша работа на этом не заканчивается. Вы регистрируете получение новой трудовой книги в журнале регистрации трудовых книг (фиксируя ее серию и номер), затем делаете запись в трудовой книге сотрудника о его приеме на работу, после чего трудовую книгу мы прячем в сейф. Все остальные документы, вместе с приказом, пока еще складываются в одну папку, и являются одним личным делом.

Теперь нужно оповестить о существовании нового сотрудника (и необходимости начислять ему заработную плату, а государству налог с нее) бухгалтерию (ранее, она занималась всем этим самостоятельно, по этому оповещать никого не нужно было). Тут есть несколько вариантов, в зависимости от конкретно поставленных процедур на вашем предприятии. Первый вариант, это копирования всех документов личного дела (кроме трудовой книги), включая приказ о приеме, и передача копии личного дела в бухгалтерию. Второй вариант более прогрессивен, но подразумевает то же самое. Скорее всего, у вас есть доступ к компьютерной программе учета персонала, в которую вам следует перенести всю информацию о новом сотруднике из документов его личного дела, включая номер приказа, и даты в нем. Таким образом, бухгалтерия увидит все данные о новом сотруднике из этой программы. На этом процесс приема сотрудника закончен.

Mr. HR:

Управление персоналом обучение основам
Работа кадровой службы

Передача дел ОК. Кадровая документация, которую Вам приитется вести.

Рубрика Локальные нормативные акты, Менеджмент, ОК, организационная структура, Организация документов, Отпуска, Переводы, Последние записи, Прием на работу, совместная деятельность, Увольнение. Автор: Mr.HR

Вы читаете 16-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

передача дел, кадровая документацияИ так, мы плавно подходим к логическому завершению нашей беседы о построении кадровой службы и всех процессов, с ней связанных. Хотелось бы сказать, что мы упустили еще две очень широких темы. Это тема кадровой документации, и тема корпоративной культуры. Продолжая уже начатый нами разговор, мы предполагаем, что кадровая документация все это время (пока мы строили и внедряли системы привлечения, отбора, адаптации, аттестации и мотивации) лежала на плечах бухгалтерии. Но нужно признаться, что это именно ваши обязанности, и бухгалтерия тут не при чем. Пришла пора передачи кадровой документации от бухгалтерии кадровой службе. Далее мы поговорим о передаче дел.

Какая же кадровая документация должна быть в распоряжении кадровой службы? Тут можно ответить коротко – вся! Но мы попробуем более широко и подробно ответить на этот вопрос.

Во-первых, у вас должны храниться нормативные акты. Это кадровая политика, положения об отделах, процедуры и алгоритмы коммуникаций (если такие есть), а так же должностные инструкции. Скорее всего, всех этих документов пока еще не существует, и создание их вам еще предстоит.

Бухгалтерия же занималась той кадровой документацией, которая обеспечивает законность отношений сотрудника и предприятия, а именно приказами. До этого момента все приказы издавались и хранились в бухгалтерии. Теперь пришло время передать эти полномочия вам.

Передача дел – это не такое уж быстрое и простое дело, к сожалению. Вы должны принять: журнал приказов за последние два года минимум (за время до последней проверки из налоговой), согласно этому журналу, все приказы за этот период, соответственно всем приказам, все основания для этих приказов (в основном это будут заявления, но не только). Когда вы получите все это добро, кадровая документация должна быть упорядочена так, чтобы вы в любой момент могли найти нужный вам документ и основание к нему.

Вместе с этим, вы наделяетесь полномочиями оформлять трудовые книги, и, конечно же, должны получить эти трудовые книги, и журнал регистрации трудовых книг. Нужно сразу заметить, что трудовые книги передаются обязательно по акту приема передачи. По этому вы, вместе с тем, кто вам их передает, должны пересчитать все трудовые книги, составить пофамильный список трудовых книг, и последних записей в них, и оформить все это в акт приема-передачи трудовых книг, и после того, как вы подпишите этот документ, вы можете забирать эти книги в свое распоряжение.

Так же точно просматривается и книга регистрации трудовых книг, и составляется список трудовых, которые должны хранится на предприятии (согласно книге регистрации). Этот список сравнивается с реальным списком присутствующих на предприятии книг, и итог этого сравнения заноситься в акт приема-передачи.

Стоит напомнить, что к хранению трудовых книг существуют определенные требования. И, если в вашем распоряжении нет сейфа, то принимать трудовые книги вы не имеете права, в силу того, что не имеете предусмотренных законом условий их хранения.

И так, передача дел произошла! Вам передали все эти документы, и вы имеете сейчас огромный напряг по этому поводу. На вас висит необъятный груз новых обязанностей и ответственностей, с которым я помогу вам справиться чуть позже, в следующих статьях.

П. С. В данной статье я обращаюсь к Вам, как к руководителю кадровой службы, и передача кадровой документации может происходить как единственному персональщику, представляющему кадровую службу, так и отдельно инспектору ОК, недавно взятому на работу в кадровую службу.

Mr. HR:

Функционирование кадровой службы
Управление персоналом, обучение

Стимулирующие принципы руководящей деятельности в период кризиса предприятия

Рубрика Менеджмент, Мотивация, Обучение и развитие, Последние записи. Автор: Mr.HR

Стимулирующие принципы руководящей деятельности в период кризиса предприятияЛюбой руководитель, стремящийся организовать работу коллектива своей компании на подобающем уровне успеха, хорошо осознаёт, что в условиях кризисной обстановки необходимо найти максимально эффективные механизмы воздействия на ход текущей деятельности, чтобы сохранить соразмерность всех её активных участков. Однако любое осложнение в работе поневоле высвечивает слабые места даже самого сплочённого коллектива. Это и есть человеческий фактор, который во все времена играет ключевую роль в стабильном развитии бизнеса.

Возможно ли сделать так, чтобы основополагающий фактор деловых отношений сохранился незыблемым? Скажем прямо: не всегда и не везде. Для того, чтобы коллектив не претерпел внутреннего кризиса, руководитель компании должен найти верное средство убеждения для каждого из штатных сотрудников и направить их интеллектуальную …Читать далее

Нематериальная мотивация персонала

Рубрика HRM, внутреннее позиционирование, имидж компании, Локальные нормативные акты, Менеджмент, Мотивация, Последние записи. Автор: Mr.HR

Вы читаете 15-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

нематериальная мотивация персоналаНематериальная мотивация персонала – это та значительная часть мотивации персонала, которой обычно не отдают должного ей значения. «Нет сотрудников, которые не могут принести пользу нашему предприятию, есть потребности, которые мы (имеется в виду организация) не можем удовлетворить». Так говорил мой первый директор.
Суть и смысл нематериальной мотивации сотрудников – сплочение коллектива, и удовлетворение не материальных потребностей сотрудников. Я, конечно же глубоко убежден в том, что материальная мотивация является ведущей у любого сотрудника, но значение нематериальных потребностей уменьшать не советую. К тому же, нематериальная мотивация персонала, зачастую является так же частью корпоративной культуры, и создает эффект повышения лояльности сотрудников к компании.

Для формирования эффективной системы нематериальной мотивации персонала нам понадобится:

  1. определить цели мотивации;
  2. определить цели по формированию корпоративной культуры;
  3. выяснить, какая нематериальная сфера у наших сотрудников наиболее не удовлетворена;
  4. определить список того, что мы можем предложить нашему сотруднику в качестве нематериального поощрения (исходя из его актуальных потребностей);
  5. оформляем все это в единый комплекс связанных между собой документов. Читать полностью »

Аттестация рабочего места

Рубрика HRM, Аттестация и оценка, внутреннее позиционирование, деловой этикет, имидж компании, Корпоративные традиции, Менеджмент, Мотивация, Последние записи. Автор: Mr.HR

Вы читаете 14-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

аттестация рабочего места Аттестация рабочего места преследует цель дать оценку состоянию рабочего места сотрудника. Довольно часто большое значение для общей результативности предприятия имеет не только качество работы сотрудника и полученные им результаты, но и состояние его места работы. Очень яркий пример (который я уже приводил ранее) это повар, который готовит не в закрытом от посетителей помещение, а на участке кухни, который, как бы, вынесен в ресторанный зал (такой стиль последнее время стал популярным). В таком случае важно не только качество приготовленного блюда, но и то, как оно готовилось, и в каком состоянии рабочее место повара.

В случаях, когда состояние рабочего места является особенно важным для общей результативности, поддержание его в должном состоянии необходимо отдельно мотивировать у сотрудников этой должности. А для того, чтобы его мотивировать, нужно иметь возможность его оценивать! Вот так, в большинстве случаев, аттестация рабочего места является по большому счету частью системы мотивации отдельной категории персонала, которая направлена на поддержание рабочего места в должном состоянии. Читать полностью »