Рекомендации по кадровой документации (по хранению, по упорядочиванию, по регистрации приказов)

Сегодня я хотел бы дать некоторые рекомендации по тому, каким образом лучше хранить кадровую документацию. Упорядочить документы можно различными способами, но исходя из моего личного опыта, есть более или менее удобные особенности в каждом из них. Удобство упорядочивания зависит от того какую информацию и кадровую документацию вам придется искать наиболее часто. Я хотел бы поделиться тем, как мне было наиболее удобно хранить кадровую документацию в то время, когда я выполнял все функции кадровой службы на предприятии сам.

Начнем с приказов.

Приказы можно хранить в отдельных папках по их виду. То есть отдельно приказы об увольнении, отдельно приказы о приеме, и т.д. (я не пользовался таким разделением). Для меня важнее было то, что все приказы за прошедший месяц соответствуют журналу регистрации приказов за этот месяц. По этому я предпочитаю хранить в отдельной папке приказы за один месяц. А сверху над ними должен быть журнал регистрации приказов за этот месяц. И если у вас все будет сходится в каждом месяце, значит по итогу года у вас так же все будет в порядке.

Журнал регистрации приказов я вел в компьютере в таблицах екселя. А по окончанию месяца я распечатывал страницу (соответствующую этому месяцу), и подшивал ее сверху всех приказов за этот месяц (предварительно проверив соответствие).

Так же, я очень советую не хранить основания приказов отдельно от приказов. Я просто скреплял их степлером, и таким образом, под каждым приказом у меня всегда находилось его основание, которое не могло потеряться, так как, было прикреплено к приказу.

В итоге, все приказы за месяц, в хронологическом порядке скреплялись в одной папке, и титульным листом к этой стопе приказов был журнал регистрации приказов.

Реально, я не использовал отдельные папки для каждого месяца, я брал одну большую папку, и после каждого месяца вставлял в папку страницу закладку, которая отделяла один месяц от другого. Так у меня получалась большая папка, в которой все приказы с их основаниями хранились в хронологическом порядке, с разделителями между месяцами и журналами регистрации этих приказов по каждому месяцу. Довольно удобно.

Хранение трудовых книг.

Во-первых, напомню, что трудовые книги хранятся в сейфе, там же, желательно и книгу регистрации трудовых книг хранить. Очень большим неудобством является поиск какой либо конкретной трудовой книги. По этому вполне логичным является упорядочивание трудовых книг по алфавиту. Для этого можно использовать картонные коробки из под бумаги для принтера, обозначая каждой коробке свою букву (если трудовых книг довольно много), или одной, двух коробок, внутри которых между трудовыми вставляется картонная пластинка, выше высоты трудовой, на которой обозначается буква алфавита. Трудовые которые идут за этой картонкой соответствуют фамилиям, начинающимся на эту букву. Таким образом, у вас формируется система закладок в общей стопе трудовых книг. Такое расположение значительно ускорит поиск той или иной трудовой книги в сейфе.

Хранение личных дел.

Личные дела, это папки или файлы с определенным количеством документов. Для большего удобства, оформите титульный лист личного дела сотрудника так, чтобы не копаясь внутри файла можно было узнать ФИО сотрудника, его идентификационный код, должность, день рождения, возраст, дату приема, и список документов, которые находятся внутри этого файла (а лучше список необходимых документов, которые могут находится в этом файле, возле названий которых будет стоять галочка, если этот документ в файле присутствует). Это информация, которая нужна наиболее часто, а таким образом, вы сможете найти ее не копаясь внутри файла, не доставая из него все содержимое, а просто найдя личное дело этого сотрудника.

Упорядочить личные дела можно по дате приема сотрудника и по алфавитному порядку. Но я использовал порядок, согласно структуре предприятия, по отделам и подразделениям – но это может быть не особо удобно для больших предприятий, в которых на каждое подразделение заведена отдельная папка.

Хранение другой документации.

Так же удобно хранить все документы (исключая приказы) по отдельным папкам, в соответствии с общим процессом. Но общий процесс можно так же разделить на текущие задачи, и документы по уже решенным задачам. Так мы можем завести отдельные папки для хранения документов регламентирующих процесс привлечения подбора и отбора персонала, общие формы заявок на подбор и профили должностей – в одной папке, а текущие заявки на подбор и анкеты кандидатов – в другой папке. Хотя все эти документы относятся к одному процессу.

Это касается так же и процессов адаптации, мотивации и аттестации персонала. Например, в положение об адаптации будет находится в отельной папке, а протоколы прохождения и результаты –  будут в другой.

Все вышеизложенное является моим личным опытом, и основано на моем личном взгляде на удобство использования кадровой документации. По этому, вы можете (и должны) экспериментировать с этими мыслями (и с другими, которые вы должны найти) чтобы получить максимально удобный именно для вас вариант работы! Очень буду рад вашим замечаниями и исправлениям.

Mr. HR:

Управление персоналом обучение менеджеров
Организация кадровой службы