Ведение кадровой документации, прием на работу.

Рубрика: деловой этикет, Локальные нормативные акты, ОК, организационная структура, Организация документов, Последние записи, Прием на работу, совместная деятельность. Автор: Mr.HR

Вы читаете 17-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

Ведение кадровой документации, прием на работу.Вы получили в распоряжение кадровую документацию предприятия. Но в ваши обязанности теперь будет входить не только ее хранение, но и ведение кадровой документации в дальнейшем. Что же делать и как быть со всеми этими бумагами дальне? Попробуем разобраться вместе.

Далее я хочу описать общую схему действий ведения кадровой документации,  в наиболее часто встречающихся ситуациях для инспектора ОК (или менеджера по персоналу, который совмещает в себе все функции кадровой службы).

И так, прием на работу. Сейчас нас не интересуют все подробности того, как вы нашли этого человека, и как отобрали. Решение уже принято, и мы оформляем его на работу. Для этого наш потенциальный сотрудник должен предоставить вам копии следующих документов:

  1. Паспорт (1, 2, 11 (прописка))
  2. Идентификационный код
  3. Документ свидетельствующий об образовании (диплом, аттестат и т.д.)

  1. Военный билет (это конечно же только для мужской половины сотрудников)
  2. Если фамилия в паспорте и в дипломе не соответствуют, то от женской половины нужно требовать свидетельство о смене фамилии (свидетельство о браке)
  3. Трудовую книгу
  4. Заявление на прием.

Если человек имеет какие либо льготы, нужен документ, свидетельствующий об этом (удостоверение ликвидатора последствий Чернобыльской катастрофы, участника ВОВ, участника боевых действий и т.д., для некоторых предприятий эти документы имеют смысл, для других нет)

Это список ОСНОВНЫХ документов, которые необходимо собрать с сотрудника для приема, но для каждой отдельной организации этот список может отличаться. Например, довольно часто требуют так же свидетельство о рождении детей, для последующей выдачи новогодних подарков и т.п.
Из всех этих документов, вместе с характеристикой этого сотрудника, вы формируете отдельную папку, которая будет его личным делом (о том как оно оформляется, мы поговорим отдельно).

Заявление о приеме этого сотрудника отправляется на утверждение руководителю отдела, в который мы оформляем сотрудника. После того, как будущий руководитель оформляемого сотрудника подписал его заявление, оно попадает к руководителю предприятия вместе с заявкой на подбор персонала (чтобы руководитель видел, что этот сотрудник был заказан руководителем отдела). После того, как на заявлении появляется подпись руководителя предприятия, оно снова возвращается к вам, и является полноценным основанием для издания приказа о приеме на работу.

В этот момент вы издаете приказ о приеме на работу, ставите в нем нужный номер приказа, и следите за правильностью дат, после чего регистрируете приказ в журнале регистрации приказов. После этого с этим приказом должен ознакомится наш новоиспеченный сотрудник. Когда наш новый сотрудник поставил свою подпись на приказе, он может считать себя принятым сотрудником предприятия! Но ваша работа на этом не заканчивается. Вы регистрируете получение новой трудовой книги в журнале регистрации трудовых книг (фиксируя ее серию и номер), затем делаете запись в трудовой книге сотрудника о его приеме на работу, после чего трудовую книгу мы прячем в сейф. Все остальные документы, вместе с приказом, пока еще складываются в одну папку, и являются одним личным делом.

Теперь нужно оповестить о существовании нового сотрудника (и необходимости начислять ему заработную плату, а государству налог с нее) бухгалтерию (ранее, она занималась всем этим самостоятельно, по этому оповещать никого не нужно было). Тут есть несколько вариантов, в зависимости от конкретно поставленных процедур на вашем предприятии. Первый вариант, это копирования всех документов личного дела (кроме трудовой книги), включая приказ о приеме, и передача копии личного дела в бухгалтерию. Второй вариант более прогрессивен, но подразумевает то же самое. Скорее всего, у вас есть доступ к компьютерной программе учета персонала, в которую вам следует перенести всю информацию о новом сотруднике из документов его личного дела, включая номер приказа, и даты в нем. Таким образом, бухгалтерия увидит все данные о новом сотруднике из этой программы. На этом процесс приема сотрудника закончен.

Mr. HR:

Управление персоналом обучение основам
Работа кадровой службы

Комментарии

  • Оксана,
    Приказ изданный на основании ЗАЯВЛЕНИЯ так же “по закону” как и на основании ТД :)
    ЧЕМ заявление – хуже как основание???
    Зато есть преимущество – простота (конечно же для высоких должностей, с серьезными ЗП и Ответственностью, все сложнее и ТД в этом случае составляется)

    Из личного опыта работы на руководящих должностях в HR я только 3-4 раза подписывал приказы, основанием которых были ТД, в основном основанием были заявления :)

  • Вопрос. При приеме на работу уведомляют бухгалтерию, то есть только копии приказа. Нужно ли еще в какой то отдел предоставлять такие копии доумементов? И вообще на основании чего все это действует? То есть где можно прочитать о том что нужно ,допустим не в 2-х экземплярах издавать приказ а в одном,а в бухгалтерию только копию.

  • А как коллективный договор может являться основой для издания приказа?
    Ведь это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя. А его содержание отражено в статье 41 ТКРФ и там ничего не сказано о том, что коллективный договор м.б. основой для издания приказа о приеме на работу.
    Хотелось бы причитать ваше мнение)

  • Не соглашусь с Вами)
    Письменный трудовой договор при приеме на работу является обязательным условием и только после его подписания может быть составлен приказ о приеме на работу. А вот заявление как раз-таки и не обязательно.
    Конечно если ТД не был оформлен в письменной форме, а работник фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя, то считается, что ТД был заключен. НО при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформимть с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе(ст.67 ТКРФ)
    Далее (ст.68 ТКРФ)
    Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании ЗАКЛЮЧЕННОГО ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (а не заявления о приеме на работу)
    Но это конечно если по закону…

  • Так то оно так… НО :)
    Основанием для приказа может быть простое заявление. Ибо существуют такие вещи как устный трудовой договор, и коллективный трудовой договор. А Письменным у нас в стране редко пользуются с простыми работниками. С директорами – это как правило.

  • Но основанием для издания приказа о приеме на работу является подписанный трудовой договор, в нем же можно отразить дату с которой сотрудник должен приступить к работе… Или я не права?

  • А автору в кайф :)
    Если есть темы, которые хотелось бы почитать, задавайте вопросы, с радостью поделюсь опытом

  • И как автору не влом столько времени на написание статей тратить, мы конечно очень благодарны, но вот я на такой альтруизм не способен :)

Comments are closed.