Рекомендации по кадровой документации (по хранению, по упорядочиванию, по регистрации приказов)

Рубрика внутреннее позиционирование, Дисциплинарные документы, Локальные нормативные акты, ОК, организационная структура, Организация документов, Последние записи. Автор: Mr.HR

Вы читаете 19-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

Сегодня я хотел бы дать некоторые рекомендации по тому, каким образом лучше хранить кадровую документацию. Упорядочить документы можно различными способами, но исходя из моего личного опыта, есть более или менее удобные особенности в каждом из них. Удобство упорядочивания зависит от того какую информацию и кадровую документацию вам придется искать наиболее часто. Я хотел бы поделиться тем, как мне было наиболее удобно хранить кадровую документацию в то время, когда я выполнял все функции кадровой службы на предприятии сам.

Начнем с приказов.

Приказы можно хранить в отдельных папках по их виду. То есть отдельно приказы об увольнении, отдельно приказы о приеме, и т.д. (я не пользовался таким разделением). Для меня важнее было то, что все приказы за прошедший месяц соответствуют журналу регистрации приказов за этот месяц. По этому я предпочитаю хранить в отдельной папке приказы за один месяц. А сверху над ними должен быть журнал регистрации приказов за этот месяц. И если у вас все будет сходится в каждом месяце, значит по итогу года у вас так же все будет в порядке.регистрации приказов

Журнал регистрации приказов я вел в компьютере в таблицах екселя. А по окончанию месяца я распечатывал страницу (соответствующую этому месяцу), и подшивал ее сверху всех приказов за этот месяц (предварительно проверив соответствие). Читать полностью »

Характеристика на сотрудника – что это, кому и когда выдается.

Рубрика HRM, деловой этикет, Дисциплинарные документы, имидж компании, ОК, Последние записи, Увольнение. Автор: Mr.HR

Характеристика на сотрудника, это такой документ, в котором компания охарактеризует своего сотрудника J. По большому счету, это тот документ, в котором компания в письменной форме высказывает то, что думает о личности и о работе своего сотрудника, как правило, бывшего.

Характеристику на сотрудника в 99% случаев пишет представитель кадровой службы. Делает он это собственными силами, или при помощи руководителя этого сотрудника.

Характеристику на сотрудника вашей компании могут требовать различные инстанции и государственные структуры, а так же, зачастую, характеристику на себя может требовать сам сотрудник, который уходит из вашей компании, для предъявления новому работодателю. В зависимости от того, для чего предназначается  этот документ, содержание характеристики может иметь несколько оттенков: Читать полностью »

Образец приказа вообще, и что должно быть в приказе (приказ об увольнении, приказ о назначении).

Рубрика Дисциплинарные документы, Командировки, ОК, Отпуска, Переводы, Последние записи, Прием на работу, Увольнение. Автор: Mr.HR

Приказ Образец приказаЧто такое приказ, и зачем он нужен? Словари говорят, что приказ это правовой акт, который издает руководитель предприятия. Не можем не согласится! Приказ, на нашем языке, – это призыв к действию каких либо сотрудников (указанных в приказе) оформленный в письменной форме. Попытаемся создать образец приказа, не относящийся к конкретным действиям, а образец приказа вообще.

В приказе не  указывается обычно кто именно приказывает, все и так ясно, приказывает издатель приказа, а это собственно «руководитель предприятия». Этот самый руководитель приказывает нам гораздо чаще и больше, чем зарегистрировано приказов на предприятии. Вот только далеко не все его побуждения к действию фиксируются на бумаге в виде приказов. Появляются приказы на предприятиях  в ходе нормального развития. Вот когда предприятие состоит только из руководителя, который себе и секретарь и подчиненный, тогда некому приказывать, разве что себе. И приказов пока нет.

Когда появляется двое или трое сотрудников в предприятии, тогда они очень дружно работают, и насколько дружно, что они и так прекрасно понимают друг друга, им не очень то нужна бумажная форма. Но численность растет, и уже не такие теплые отношения со всеми сотрудниками у руководителя. И находятся такие сотрудники, которые откровенно сачкуют. Тогда возникает ситуация, в которой сотрудник не выполнил указания. А почему? А потому что «вы мне этого не говорили». И получаем противоположные аргументы типа «говорил» против «не говорил». Вот тут то и в самый раз появится письменной форме! Читать полностью »

Число это важнейшая утилита любого документа. Особенно, изданного задним числом!

Рубрика Дисциплинарные документы, Командировки, Локальные нормативные акты, ОК, Организация документов, Отпуска, Переводы, Последние записи, Прием на работу, Регистрационные документы, Увольнение. Автор: Mr.HR

Задним числомЧисло это важнейшая утилита любого документа. Документ обязательно должен быть продатирован, если это документ! Кто-либо из вас когда-либо видел документ, на котором не обязательно должна быть дата? Возможно, и видели, но встречаются такие документы довольно редко, к тому же, силу такие документы имеют не очень весомую. Ну, давайте разберемся сначала, что ж мы будем считать документом, на котором так необходимо проставлять даты. Сразу скажу, что говорить мы с вами будем исключительно глядя на работу отдела кадров, и документы из других сфер нас будут мало интересовать. И так, можно сказать, что все, что регистрируется в журнале документов, является документом J.

Но ведутся ли у вас в организации такие журналы? Я бы сказал по – другому. Все что регистрируется в журнале приказов, а так же основания этих приказов, является документами, и обязано иметь дату, то есть, число к которому должны произойти какие либо действия, или дату с которой должны начаться какие-то действия.

Тут мы можем заметить, что число в документе может быть двух видов: «число к» и «дата с». Первое говорит о будущем числе, в которое будет проверка исполненности приказа, а второе говорит о прошедшей дате, с которой уже началось действие приказа. Читать полностью »