Сегодня я хотел бы дать некоторые рекомендации по тому, каким образом лучше хранить кадровую документацию. Упорядочить документы можно различными способами, но исходя из моего личного опыта, есть более или менее удобные особенности в каждом из них. Удобство упорядочивания зависит от того какую информацию и кадровую документацию вам придется искать наиболее часто. Я хотел бы поделиться тем, как мне было наиболее удобно хранить кадровую документацию в то время, когда я выполнял все функции кадровой службы на предприятии сам.
Начнем с приказов.
Приказы можно хранить в отдельных папках по их виду. То есть отдельно приказы об увольнении, отдельно приказы о приеме, и т.д. (я не пользовался таким разделением). Для меня важнее было то, что все приказы за прошедший месяц соответствуют журналу регистрации приказов за этот месяц. По этому я предпочитаю хранить в отдельной папке приказы за один месяц. А сверху над ними должен быть журнал регистрации приказов за этот месяц. И если у вас все будет сходится в каждом месяце, значит по итогу года у вас так же все будет в порядке.
Журнал регистрации приказов я вел в компьютере в таблицах екселя. А по окончанию месяца я распечатывал страницу (соответствующую этому месяцу), и подшивал ее сверху всех приказов за этот месяц (предварительно проверив соответствие). Читать полностью »
|
Янв 10 |
Характеристика на сотрудника – что это, кому и когда выдается.Рубрика HRM, деловой этикет, Дисциплинарные документы, имидж компании, ОК, Последние записи, Увольнение. Автор: Mr.HR |
Характеристика на сотрудника, это такой документ, в котором компания охарактеризует своего сотрудника J. По большому счету, это тот документ, в котором компания в письменной форме высказывает то, что думает о личности и о работе своего сотрудника, как правило, бывшего.
Характеристику на сотрудника в 99% случаев пишет представитель кадровой службы. Делает он это собственными силами, или при помощи руководителя этого сотрудника.
Характеристику на сотрудника вашей компании могут требовать различные инстанции и государственные структуры, а так же, зачастую, характеристику на себя может требовать сам сотрудник, который уходит из вашей компании, для предъявления новому работодателю. В зависимости от того, для чего предназначается этот документ, содержание характеристики может иметь несколько оттенков: Читать полностью »
Что такое приказ, и зачем он нужен? Словари говорят, что приказ это правовой акт, который издает руководитель предприятия. Не можем не согласится! Приказ, на нашем языке, – это призыв к действию каких либо сотрудников (указанных в приказе) оформленный в письменной форме. Попытаемся создать образец приказа, не относящийся к конкретным действиям, а образец приказа вообще.
В приказе не указывается обычно кто именно приказывает, все и так ясно, приказывает издатель приказа, а это собственно «руководитель предприятия». Этот самый руководитель приказывает нам гораздо чаще и больше, чем зарегистрировано приказов на предприятии. Вот только далеко не все его побуждения к действию фиксируются на бумаге в виде приказов. Появляются приказы на предприятиях в ходе нормального развития. Вот когда предприятие состоит только из руководителя, который себе и секретарь и подчиненный, тогда некому приказывать, разве что себе. И приказов пока нет.
Когда появляется двое или трое сотрудников в предприятии, тогда они очень дружно работают, и насколько дружно, что они и так прекрасно понимают друг друга, им не очень то нужна бумажная форма. Но численность растет, и уже не такие теплые отношения со всеми сотрудниками у руководителя. И находятся такие сотрудники, которые откровенно сачкуют. Тогда возникает ситуация, в которой сотрудник не выполнил указания. А почему? А потому что «вы мне этого не говорили». И получаем противоположные аргументы типа «говорил» против «не говорил». Вот тут то и в самый раз появится письменной форме! Читать полностью »
Число это важнейшая утилита любого документа. Документ обязательно должен быть продатирован, если это документ! Кто-либо из вас когда-либо видел документ, на котором не обязательно должна быть дата? Возможно, и видели, но встречаются такие документы довольно редко, к тому же, силу такие документы имеют не очень весомую. Ну, давайте разберемся сначала, что ж мы будем считать документом, на котором так необходимо проставлять даты. Сразу скажу, что говорить мы с вами будем исключительно глядя на работу отдела кадров, и документы из других сфер нас будут мало интересовать. И так, можно сказать, что все, что регистрируется в журнале документов, является документом J.
Но ведутся ли у вас в организации такие журналы? Я бы сказал по – другому. Все что регистрируется в журнале приказов, а так же основания этих приказов, является документами, и обязано иметь дату, то есть, число к которому должны произойти какие либо действия, или дату с которой должны начаться какие-то действия.
Тут мы можем заметить, что число в документе может быть двух видов: «число к» и «дата с». Первое говорит о будущем числе, в которое будет проверка исполненности приказа, а второе говорит о прошедшей дате, с которой уже началось действие приказа. Читать полностью »