Рекомендации по кадровой документации (по хранению, по упорядочиванию, по регистрации приказов)

Рубрика внутреннее позиционирование, Дисциплинарные документы, Локальные нормативные акты, ОК, организационная структура, Организация документов, Последние записи. Автор: Mr.HR

Вы читаете 19-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

Сегодня я хотел бы дать некоторые рекомендации по тому, каким образом лучше хранить кадровую документацию. Упорядочить документы можно различными способами, но исходя из моего личного опыта, есть более или менее удобные особенности в каждом из них. Удобство упорядочивания зависит от того какую информацию и кадровую документацию вам придется искать наиболее часто. Я хотел бы поделиться тем, как мне было наиболее удобно хранить кадровую документацию в то время, когда я выполнял все функции кадровой службы на предприятии сам.

Начнем с приказов.

Приказы можно хранить в отдельных папках по их виду. То есть отдельно приказы об увольнении, отдельно приказы о приеме, и т.д. (я не пользовался таким разделением). Для меня важнее было то, что все приказы за прошедший месяц соответствуют журналу регистрации приказов за этот месяц. По этому я предпочитаю хранить в отдельной папке приказы за один месяц. А сверху над ними должен быть журнал регистрации приказов за этот месяц. И если у вас все будет сходится в каждом месяце, значит по итогу года у вас так же все будет в порядке.регистрации приказов

Журнал регистрации приказов я вел в компьютере в таблицах екселя. А по окончанию месяца я распечатывал страницу (соответствующую этому месяцу), и подшивал ее сверху всех приказов за этот месяц (предварительно проверив соответствие). Читать полностью »

Основы рабоы с кадровой документацией. Приказ об увольнении, отпуске, переводе.

Рубрика Локальные нормативные акты, организационная структура, Организация документов, Отпуска, Переводы, Последние записи, совместная деятельность, Увольнение. Автор: Mr.HR

Вы читаете 18-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

основы работы с кадровой службой. Приказ об увольненииИ так, мы поговорили о процедуре работы с кадровой документацией во время приема нового сотрудника. Можно сказать, что процедура приема сотрудника наиболее сложна, и остальные алгоритмы работы с кадровой документацией являются не такими многоступенчатыми.

Далее мы поговорим об увольнении.

Увольнение мы можем разделить на два типа – увольнение по желанию сотрудника, и увольнение по желанию предприятия. Процедура оформления одного и другого отличается лишь основанием для приказа об увольнении, и текстом самого приказа.

В случае увольнения по желанию сотрудника, от него требуется заявление об увольнении, с подписью его руководителя. После того, как это заявление подпишет руководитель предприятия, оно является основанием для издания приказа об увольнении этого сотрудника. Мы издаем соответствующий приказ, особое внимание уделяя нумерации и датам, регистрируем этот приказ в журнале регистрации приказов, и, после подписи приказа руководителем предприятия и увольняющимся сотрудником, передаем копии приказа и заявления в бухгалтерию (или вносим соответствующие изменения в программу регистрации персонала на компьютере). Так же необходимо сделать запись в трудовую книгу увольняемого сотрудника, на основании подписанного руководителем приказа. Трудовая книга с конечной записью и копиями приказа об увольнении и основанием передается в бухгалтерию (или другим сотрудникам, которые распоряжаются печатью предприятия) для заверения записей в трудовой книге печатью предприятия. После этого в книге учета трудовых книг делается запись о выдаче трудовой книги, и уволенный сотрудник, поставив свою подпись в этом журнале, может забрать трудовую книгу.
Теперь он уволен. Читать полностью »

Ведение кадровой документации, прием на работу.

Рубрика деловой этикет, Локальные нормативные акты, ОК, организационная структура, Организация документов, Последние записи, Прием на работу, совместная деятельность. Автор: Mr.HR

Вы читаете 17-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

Ведение кадровой документации, прием на работу.Вы получили в распоряжение кадровую документацию предприятия. Но в ваши обязанности теперь будет входить не только ее хранение, но и ведение кадровой документации в дальнейшем. Что же делать и как быть со всеми этими бумагами дальне? Попробуем разобраться вместе.

Далее я хочу описать общую схему действий ведения кадровой документации,  в наиболее часто встречающихся ситуациях для инспектора ОК (или менеджера по персоналу, который совмещает в себе все функции кадровой службы).

И так, прием на работу. Сейчас нас не интересуют все подробности того, как вы нашли этого человека, и как отобрали. Решение уже принято, и мы оформляем его на работу. Для этого наш потенциальный сотрудник должен предоставить вам копии следующих документов:

  1. Паспорт (1, 2, 11 (прописка))
  2. Идентификационный код
  3. Документ свидетельствующий об образовании (диплом, аттестат и т.д.)

  1. Военный билет (это конечно же только для мужской половины сотрудников)
  2. Если фамилия в паспорте и в дипломе не соответствуют, то от женской половины нужно требовать свидетельство о смене фамилии (свидетельство о браке)
  3. Трудовую книгу
  4. Заявление на прием.

Если человек имеет какие либо льготы, нужен документ, свидетельствующий об этом (удостоверение ликвидатора последствий Чернобыльской катастрофы, участника ВОВ, участника боевых действий и т.д., для некоторых предприятий эти документы имеют смысл, для других нет)

Это список ОСНОВНЫХ документов, которые необходимо собрать с сотрудника для приема, но для каждой отдельной организации этот список может отличаться. Например, довольно часто требуют так же свидетельство о рождении детей, для последующей выдачи новогодних подарков и т.п.
Из всех этих документов, вместе с характеристикой этого сотрудника, вы формируете отдельную папку, которая будет его личным делом (о том как оно оформляется, мы поговорим отдельно).

Заявление о приеме этого сотрудника отправляется на утверждение руководителю отдела, в который мы оформляем сотрудника. После того, как будущий руководитель оформляемого сотрудника подписал его заявление, оно попадает к руководителю предприятия вместе с заявкой на подбор персонала (чтобы руководитель видел, что этот сотрудник был заказан руководителем отдела). После того, как на заявлении появляется подпись руководителя предприятия, оно снова возвращается к вам, и является полноценным основанием для издания приказа о приеме на работу.

В этот момент вы издаете приказ о приеме на работу, ставите в нем нужный номер приказа, и следите за правильностью дат, после чего регистрируете приказ в журнале регистрации приказов. После этого с этим приказом должен ознакомится наш новоиспеченный сотрудник. Когда наш новый сотрудник поставил свою подпись на приказе, он может считать себя принятым сотрудником предприятия! Но ваша работа на этом не заканчивается. Вы регистрируете получение новой трудовой книги в журнале регистрации трудовых книг (фиксируя ее серию и номер), затем делаете запись в трудовой книге сотрудника о его приеме на работу, после чего трудовую книгу мы прячем в сейф. Все остальные документы, вместе с приказом, пока еще складываются в одну папку, и являются одним личным делом.

Теперь нужно оповестить о существовании нового сотрудника (и необходимости начислять ему заработную плату, а государству налог с нее) бухгалтерию (ранее, она занималась всем этим самостоятельно, по этому оповещать никого не нужно было). Тут есть несколько вариантов, в зависимости от конкретно поставленных процедур на вашем предприятии. Первый вариант, это копирования всех документов личного дела (кроме трудовой книги), включая приказ о приеме, и передача копии личного дела в бухгалтерию. Второй вариант более прогрессивен, но подразумевает то же самое. Скорее всего, у вас есть доступ к компьютерной программе учета персонала, в которую вам следует перенести всю информацию о новом сотруднике из документов его личного дела, включая номер приказа, и даты в нем. Таким образом, бухгалтерия увидит все данные о новом сотруднике из этой программы. На этом процесс приема сотрудника закончен.

Mr. HR:

Управление персоналом обучение основам
Работа кадровой службы

Передача дел ОК. Кадровая документация, которую Вам приитется вести.

Рубрика Локальные нормативные акты, Менеджмент, ОК, организационная структура, Организация документов, Отпуска, Переводы, Последние записи, Прием на работу, совместная деятельность, Увольнение. Автор: Mr.HR

Вы читаете 16-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

передача дел, кадровая документацияИ так, мы плавно подходим к логическому завершению нашей беседы о построении кадровой службы и всех процессов, с ней связанных. Хотелось бы сказать, что мы упустили еще две очень широких темы. Это тема кадровой документации, и тема корпоративной культуры. Продолжая уже начатый нами разговор, мы предполагаем, что кадровая документация все это время (пока мы строили и внедряли системы привлечения, отбора, адаптации, аттестации и мотивации) лежала на плечах бухгалтерии. Но нужно признаться, что это именно ваши обязанности, и бухгалтерия тут не при чем. Пришла пора передачи кадровой документации от бухгалтерии кадровой службе. Далее мы поговорим о передаче дел.

Какая же кадровая документация должна быть в распоряжении кадровой службы? Тут можно ответить коротко – вся! Но мы попробуем более широко и подробно ответить на этот вопрос.

Во-первых, у вас должны храниться нормативные акты. Это кадровая политика, положения об отделах, процедуры и алгоритмы коммуникаций (если такие есть), а так же должностные инструкции. Скорее всего, всех этих документов пока еще не существует, и создание их вам еще предстоит.

Бухгалтерия же занималась той кадровой документацией, которая обеспечивает законность отношений сотрудника и предприятия, а именно приказами. До этого момента все приказы издавались и хранились в бухгалтерии. Теперь пришло время передать эти полномочия вам.

Передача дел – это не такое уж быстрое и простое дело, к сожалению. Вы должны принять: журнал приказов за последние два года минимум (за время до последней проверки из налоговой), согласно этому журналу, все приказы за этот период, соответственно всем приказам, все основания для этих приказов (в основном это будут заявления, но не только). Когда вы получите все это добро, кадровая документация должна быть упорядочена так, чтобы вы в любой момент могли найти нужный вам документ и основание к нему.

Вместе с этим, вы наделяетесь полномочиями оформлять трудовые книги, и, конечно же, должны получить эти трудовые книги, и журнал регистрации трудовых книг. Нужно сразу заметить, что трудовые книги передаются обязательно по акту приема передачи. По этому вы, вместе с тем, кто вам их передает, должны пересчитать все трудовые книги, составить пофамильный список трудовых книг, и последних записей в них, и оформить все это в акт приема-передачи трудовых книг, и после того, как вы подпишите этот документ, вы можете забирать эти книги в свое распоряжение.

Так же точно просматривается и книга регистрации трудовых книг, и составляется список трудовых, которые должны хранится на предприятии (согласно книге регистрации). Этот список сравнивается с реальным списком присутствующих на предприятии книг, и итог этого сравнения заноситься в акт приема-передачи.

Стоит напомнить, что к хранению трудовых книг существуют определенные требования. И, если в вашем распоряжении нет сейфа, то принимать трудовые книги вы не имеете права, в силу того, что не имеете предусмотренных законом условий их хранения.

И так, передача дел произошла! Вам передали все эти документы, и вы имеете сейчас огромный напряг по этому поводу. На вас висит необъятный груз новых обязанностей и ответственностей, с которым я помогу вам справиться чуть позже, в следующих статьях.

П. С. В данной статье я обращаюсь к Вам, как к руководителю кадровой службы, и передача кадровой документации может происходить как единственному персональщику, представляющему кадровую службу, так и отдельно инспектору ОК, недавно взятому на работу в кадровую службу.

Mr. HR:

Функционирование кадровой службы
Управление персоналом, обучение

Нематериальная мотивация персонала

Рубрика HRM, внутреннее позиционирование, имидж компании, Локальные нормативные акты, Менеджмент, Мотивация, Последние записи. Автор: Mr.HR

Вы читаете 15-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

нематериальная мотивация персоналаНематериальная мотивация персонала – это та значительная часть мотивации персонала, которой обычно не отдают должного ей значения. «Нет сотрудников, которые не могут принести пользу нашему предприятию, есть потребности, которые мы (имеется в виду организация) не можем удовлетворить». Так говорил мой первый директор.
Суть и смысл нематериальной мотивации сотрудников – сплочение коллектива, и удовлетворение не материальных потребностей сотрудников. Я, конечно же глубоко убежден в том, что материальная мотивация является ведущей у любого сотрудника, но значение нематериальных потребностей уменьшать не советую. К тому же, нематериальная мотивация персонала, зачастую является так же частью корпоративной культуры, и создает эффект повышения лояльности сотрудников к компании.

Для формирования эффективной системы нематериальной мотивации персонала нам понадобится:

  1. определить цели мотивации;
  2. определить цели по формированию корпоративной культуры;
  3. выяснить, какая нематериальная сфера у наших сотрудников наиболее не удовлетворена;
  4. определить список того, что мы можем предложить нашему сотруднику в качестве нематериального поощрения (исходя из его актуальных потребностей);
  5. оформляем все это в единый комплекс связанных между собой документов. Читать полностью »

Адаптация персонала. Оформление системы адаптации (продолжение).

Рубрика HRM, Адаптация, Локальные нормативные акты, Обучение и развитие, Отбор, Последние записи, Привлечение. Автор: Mr.HR

Вы читаете 8-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

<<Читать начало

адаптация персонала

Адаптация персонала – лакмус предприятия на рынке труда!

Продолжаем разбор полетов.

Есть еще один момент, который для сегодняшней темы не так уж и важен, но в описанных документах присутствует. Начинаться вся эта книжица должна с истории предприятия, ее задач и целей и выдержки из кадровой политики, а заканчиваться – должностной инструкцией. Эти два момента касаются корпоративной культуры и кадрового делопроизводства, и будут описываться дальше более подробно. А адаптация персонала начинается, по большому счету, со знакомства с кадровой политикой.

С этими документами, назовем их графиком адаптации сотрудника (а получается не большая книжица, или папка по типу книжицы, которую можно выдавать каждому новому сотруднику), должны ознакомится все сотрудники, занимающие данную должность, поскольку они могут принимать в этом непосредственное участие. Для непосильной помощи в прохождении адаптации каждому новому сотруднику должен выделится наставник. Это человек, которому новый сотрудник может задать все свои вопросы. Наставник и будет отвечать за успешное обучение новичка, и прохождение им все пунктов отмеченных в его графике. А для того, чтобы дополнительно замотивировать наставника, необходимо организовать дополнительную премию, за помощь новичку (наставническую). Эта премия будет зависеть именно от конечной оценки нового сотрудника. Для этого по окончанию своего адаптивного обучения, новый сотрудник проходит адаптивную оценку, в которой учитывается его результативность в работе, относительно сотрудников, давно работающих на предприятии, оценку наставника, по какой либо шкале, и оценку по конечному экзамену. На этом “адаптация персонала” для него заканчивается. Конечный экзамен адаптации новый сотрудник проходит по оценочной анкете, которая будет давать сведенья об уровне знаний и практических навыков работы нового сотрудника, учитывая полную специфику вашего предприятия. Составлять список вопросов вы должны вместе с руководителем отдела, в который принят сотрудник, и оценочная анкета должен  быть стандартизирована для каждой должности. Читать полностью »

Заявка на подбор персонала и профиль должности. Составление и оформление.

Рубрика HRM, Локальные нормативные акты, Отбор, Планирование численности, Последние записи, Привлечение. Автор: Mr.HR

Вы читаете 4-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

заявка на подбор персоналаМы написали кадровую политику, и теперь нам более или менее ясно, каким курсом мы идем, и что предпочитаем. Фундамент есть. Начнем строить! Первым делом нужно настроить тот процесс, который вам пришлось делать сразу – подбор персонала.

Еще в самом начале, мы вкратце обозначили процесс взаимодействия между участниками этого процесса. Теперь пришло время более подробно поговорить об этом.

За то время, что вы ваяли кадровую политику, вы уже успели понять, какие должности на вашем предприятии являются постоянными вакансиями. То есть, по каким должностям наибольшая текучка кадров. Следовательно, нужно максимально алгоритмизировать процесс закрытия именно этих вакансий (создать и описать полный алгоритм действий, результатом которых будет закрытая вакансия).

Заявка на подбор персонала и профиль должности.

Начинается подбор персонала с получения заявки на вакансию. Заявка на подбор персонала, это документ, который свидетельствует о том, что предприятию необходим тот или иной сотрудник по той или иной должности. И, если на нем стоит виза директора, то мы можем начинать работу по поиску. Из этого можно сказать, что в заявке должна быть информация о том, на какую должность мы ищем сотрудника, а так же информация о том, что директор предприятия в курсе этой вакансии. Плюс дата приема вакансии, и срочность (желаемая дата закрытия). Такую простую заявку мы можем получать по электронной почте, и об этом мы уже говорили в первой статье этого цикла. Мы получили заявку, и теперь нам хотелось бы знать какого именно сотрудника мы ищем? Какого возраста, пола, профессионального уровня? Да, вы правильно подумали. Мы все это писали в образе идеального сотрудника. Но теперь нам предстоит составить такой же образ идеального сотрудника для определенной должности. И будет это  – профиль должности. Берем ту же анкету, с которой мы мучили нашего директора, и идем теперь к руководителям отделов, в которых у нас должности с наибольшей текучкой. Составляем профиль каждой должности, по которой мы будем вести поиск и подбор персонала (в идеале, у нас должна быть полная библиотека всех должностей предприятия). Читать полностью »