Вы получили в распоряжение кадровую документацию предприятия. Но в ваши обязанности теперь будет входить не только ее хранение, но и ведение кадровой документации в дальнейшем. Что же делать и как быть со всеми этими бумагами дальне? Попробуем разобраться вместе.
Далее я хочу описать общую схему действий ведения кадровой документации, в наиболее часто встречающихся ситуациях для инспектора ОК (или менеджера по персоналу, который совмещает в себе все функции кадровой службы).
И так, прием на работу. Сейчас нас не интересуют все подробности того, как вы нашли этого человека, и как отобрали. Решение уже принято, и мы оформляем его на работу. Для этого наш потенциальный сотрудник должен предоставить вам копии следующих документов:
- Паспорт (1, 2, 11 (прописка))
- Идентификационный код
- Документ свидетельствующий об образовании (диплом, аттестат и т.д.)
- Военный билет (это конечно же только для мужской половины сотрудников)
- Если фамилия в паспорте и в дипломе не соответствуют, то от женской половины нужно требовать свидетельство о смене фамилии (свидетельство о браке)
- Трудовую книгу
- Заявление на прием.
Если человек имеет какие либо льготы, нужен документ, свидетельствующий об этом (удостоверение ликвидатора последствий Чернобыльской катастрофы, участника ВОВ, участника боевых действий и т.д., для некоторых предприятий эти документы имеют смысл, для других нет)
Это список ОСНОВНЫХ документов, которые необходимо собрать с сотрудника для приема, но для каждой отдельной организации этот список может отличаться. Например, довольно часто требуют так же свидетельство о рождении детей, для последующей выдачи новогодних подарков и т.п.
Из всех этих документов, вместе с характеристикой этого сотрудника, вы формируете отдельную папку, которая будет его личным делом (о том как оно оформляется, мы поговорим отдельно).
Заявление о приеме этого сотрудника отправляется на утверждение руководителю отдела, в который мы оформляем сотрудника. После того, как будущий руководитель оформляемого сотрудника подписал его заявление, оно попадает к руководителю предприятия вместе с заявкой на подбор персонала (чтобы руководитель видел, что этот сотрудник был заказан руководителем отдела). После того, как на заявлении появляется подпись руководителя предприятия, оно снова возвращается к вам, и является полноценным основанием для издания приказа о приеме на работу.
В этот момент вы издаете приказ о приеме на работу, ставите в нем нужный номер приказа, и следите за правильностью дат, после чего регистрируете приказ в журнале регистрации приказов. После этого с этим приказом должен ознакомится наш новоиспеченный сотрудник. Когда наш новый сотрудник поставил свою подпись на приказе, он может считать себя принятым сотрудником предприятия! Но ваша работа на этом не заканчивается. Вы регистрируете получение новой трудовой книги в журнале регистрации трудовых книг (фиксируя ее серию и номер), затем делаете запись в трудовой книге сотрудника о его приеме на работу, после чего трудовую книгу мы прячем в сейф. Все остальные документы, вместе с приказом, пока еще складываются в одну папку, и являются одним личным делом.
Теперь нужно оповестить о существовании нового сотрудника (и необходимости начислять ему заработную плату, а государству налог с нее) бухгалтерию (ранее, она занималась всем этим самостоятельно, по этому оповещать никого не нужно было). Тут есть несколько вариантов, в зависимости от конкретно поставленных процедур на вашем предприятии. Первый вариант, это копирования всех документов личного дела (кроме трудовой книги), включая приказ о приеме, и передача копии личного дела в бухгалтерию. Второй вариант более прогрессивен, но подразумевает то же самое. Скорее всего, у вас есть доступ к компьютерной программе учета персонала, в которую вам следует перенести всю информацию о новом сотруднике из документов его личного дела, включая номер приказа, и даты в нем. Таким образом, бухгалтерия увидит все данные о новом сотруднике из этой программы. На этом процесс приема сотрудника закончен.
Mr. HR:
Управление персоналом обучение основам
Работа кадровой службы
И так, мы плавно подходим к логическому завершению нашей беседы о построении кадровой службы и всех процессов, с ней связанных. Хотелось бы сказать, что мы упустили еще две очень широких темы. Это тема кадровой документации, и тема корпоративной культуры. Продолжая уже начатый нами разговор, мы предполагаем, что кадровая документация все это время (пока мы строили и внедряли системы привлечения, отбора, адаптации, аттестации и мотивации) лежала на плечах бухгалтерии. Но нужно признаться, что это именно ваши обязанности, и бухгалтерия тут не при чем. Пришла пора передачи кадровой документации от бухгалтерии кадровой службе. Далее мы поговорим о передаче дел.
Какая же кадровая документация должна быть в распоряжении кадровой службы? Тут можно ответить коротко – вся! Но мы попробуем более широко и подробно ответить на этот вопрос.
Во-первых, у вас должны храниться нормативные акты. Это кадровая политика, положения об отделах, процедуры и алгоритмы коммуникаций (если такие есть), а так же должностные инструкции. Скорее всего, всех этих документов пока еще не существует, и создание их вам еще предстоит.
Бухгалтерия же занималась той кадровой документацией, которая обеспечивает законность отношений сотрудника и предприятия, а именно приказами. До этого момента все приказы издавались и хранились в бухгалтерии. Теперь пришло время передать эти полномочия вам.
Передача дел – это не такое уж быстрое и простое дело, к сожалению. Вы должны принять: журнал приказов за последние два года минимум (за время до последней проверки из налоговой), согласно этому журналу, все приказы за этот период, соответственно всем приказам, все основания для этих приказов (в основном это будут заявления, но не только). Когда вы получите все это добро, кадровая документация должна быть упорядочена так, чтобы вы в любой момент могли найти нужный вам документ и основание к нему.
Вместе с этим, вы наделяетесь полномочиями оформлять трудовые книги, и, конечно же, должны получить эти трудовые книги, и журнал регистрации трудовых книг. Нужно сразу заметить, что трудовые книги передаются обязательно по акту приема передачи. По этому вы, вместе с тем, кто вам их передает, должны пересчитать все трудовые книги, составить пофамильный список трудовых книг, и последних записей в них, и оформить все это в акт приема-передачи трудовых книг, и после того, как вы подпишите этот документ, вы можете забирать эти книги в свое распоряжение.
Так же точно просматривается и книга регистрации трудовых книг, и составляется список трудовых, которые должны хранится на предприятии (согласно книге регистрации). Этот список сравнивается с реальным списком присутствующих на предприятии книг, и итог этого сравнения заноситься в акт приема-передачи.
Стоит напомнить, что к хранению трудовых книг существуют определенные требования. И, если в вашем распоряжении нет сейфа, то принимать трудовые книги вы не имеете права, в силу того, что не имеете предусмотренных законом условий их хранения.
И так, передача дел произошла! Вам передали все эти документы, и вы имеете сейчас огромный напряг по этому поводу. На вас висит необъятный груз новых обязанностей и ответственностей, с которым я помогу вам справиться чуть позже, в следующих статьях.
П. С. В данной статье я обращаюсь к Вам, как к руководителю кадровой службы, и передача кадровой документации может происходить как единственному персональщику, представляющему кадровую службу, так и отдельно инспектору ОК, недавно взятому на работу в кадровую службу.
Mr. HR:
Функционирование кадровой службы
Управление персоналом, обучение
|
Фев 15 |
Нематериальная мотивация персоналаРубрика HRM, внутреннее позиционирование, имидж компании, Локальные нормативные акты, Менеджмент, Мотивация, Последние записи. Автор: Mr.HR |
Нематериальная мотивация персонала – это та значительная часть мотивации персонала, которой обычно не отдают должного ей значения. «Нет сотрудников, которые не могут принести пользу нашему предприятию, есть потребности, которые мы (имеется в виду организация) не можем удовлетворить». Так говорил мой первый директор.
Суть и смысл нематериальной мотивации сотрудников – сплочение коллектива, и удовлетворение не материальных потребностей сотрудников. Я, конечно же глубоко убежден в том, что материальная мотивация является ведущей у любого сотрудника, но значение нематериальных потребностей уменьшать не советую. К тому же, нематериальная мотивация персонала, зачастую является так же частью корпоративной культуры, и создает эффект повышения лояльности сотрудников к компании.
Для формирования эффективной системы нематериальной мотивации персонала нам понадобится:
- определить цели мотивации;
- определить цели по формированию корпоративной культуры;
- выяснить, какая нематериальная сфера у наших сотрудников наиболее не удовлетворена;
- определить список того, что мы можем предложить нашему сотруднику в качестве нематериального поощрения (исходя из его актуальных потребностей);
- оформляем все это в единый комплекс связанных между собой документов. Читать полностью »
|
Фев 09 |
Собеседование – это процесс двухсторонний!Рубрика HRM, Отбор, Прием на работу. Автор: Mr.HR |
Все мы хотя бы однажды в своей жизни решали проблему поиска работы.
Как же мы подходим к ее решению?
Ищем объявления и сведенья о вакансиях на сайтах и в газетах, пытаемся найти организацию, где есть открытая вакансия на должность, которая нам подходит, по Вашей профессии. Вы связываетесь с кадровой службой этого предприятия, и Вам назначаю дату и время собеседования.
Большинство претендентов считают собеседование односторонним процессом: «меня оценивают, и решают насколько я подходящий кандидат». Но в действительности это не так. Кандидат так же является активным участником этого процесса.
Со стороны работодателя, это процесс максимально подробной оценки кандидата с профессиональной и психологической стороны. Организация, после, сможет сравнить полученную информацию с собственными требованиями к сотрудникам на вакантной должности.
Так же, организация использует собеседование, для предоставления полной информации о свободной должности, о работе и работодателе в целом, кандидату для того, чтобы он смог сравнить полученную информацию с собственными требованиями к условиям предполагаемой работы. Читать полностью »
|
Янв 29 |
Увольнение задним числомРубрика имидж компании, Корпоративные традиции, Организация документов, Последние записи, Увольнение. Автор: Mr.HR |
Увольнение задним числом – это тема к которой рано или поздно приходится обращаться каждому работнику кадровой службы или менеджеру. Само собой предполагается в такой ситуации, что сотрудник, которого мы увольняем, уже не приходит на работу, и вряд ли придет к вам писать заявление об уходе. Главным вопросом в такой ситуации всегда является вопрос о том, сдан ли отчет за этот месяц в госструктуры? Увольнение задним числом напрямую связанно именно с этим документом.
Пройдем по обычному алгоритму сдачи этих отчетов. Обычно эти отчеты сдает бухгалтерия. А информацию о принятых, уволенных и т.д. бухгалтерия узнает от вас или от инспектора ОК, есть еще вариант общей компьютерной программы, где вы (или инспектор ОК) фиксируете увольнение, а бухгалтерия видит эти отметки.
И так нас интересует, конкретно, ушли данные по нужному нам месяцу, или нет. Если данные ушли, то, увольнение задним числом состояться уже не сможет (если вы не хотите нарушать законодательство). Если отчет еще не сдан, узнайте в бухгалтерии сколько у вас осталось времени на оформление увольнения задним числом. Читать полностью »
|
Янв 10 |
Характеристика на сотрудника – что это, кому и когда выдается.Рубрика HRM, деловой этикет, Дисциплинарные документы, имидж компании, ОК, Последние записи, Увольнение. Автор: Mr.HR |
Характеристика на сотрудника, это такой документ, в котором компания охарактеризует своего сотрудника J. По большому счету, это тот документ, в котором компания в письменной форме высказывает то, что думает о личности и о работе своего сотрудника, как правило, бывшего.
Характеристику на сотрудника в 99% случаев пишет представитель кадровой службы. Делает он это собственными силами, или при помощи руководителя этого сотрудника.
Характеристику на сотрудника вашей компании могут требовать различные инстанции и государственные структуры, а так же, зачастую, характеристику на себя может требовать сам сотрудник, который уходит из вашей компании, для предъявления новому работодателю. В зависимости от того, для чего предназначается этот документ, содержание характеристики может иметь несколько оттенков: Читать полностью »
|
Янв 06 |
Адаптация персонала. Оформление системы адаптации (продолжение).Рубрика HRM, Адаптация, Локальные нормативные акты, Обучение и развитие, Отбор, Последние записи, Привлечение. Автор: Mr.HR |
Адаптация персонала – лакмус предприятия на рынке труда!
Продолжаем разбор полетов.
Есть еще один момент, который для сегодняшней темы не так уж и важен, но в описанных документах присутствует. Начинаться вся эта книжица должна с истории предприятия, ее задач и целей и выдержки из кадровой политики, а заканчиваться – должностной инструкцией. Эти два момента касаются корпоративной культуры и кадрового делопроизводства, и будут описываться дальше более подробно. А адаптация персонала начинается, по большому счету, со знакомства с кадровой политикой.
С этими документами, назовем их графиком адаптации сотрудника (а получается не большая книжица, или папка по типу книжицы, которую можно выдавать каждому новому сотруднику), должны ознакомится все сотрудники, занимающие данную должность, поскольку они могут принимать в этом непосредственное участие. Для непосильной помощи в прохождении адаптации каждому новому сотруднику должен выделится наставник. Это человек, которому новый сотрудник может задать все свои вопросы. Наставник и будет отвечать за успешное обучение новичка, и прохождение им все пунктов отмеченных в его графике. А для того, чтобы дополнительно замотивировать наставника, необходимо организовать дополнительную премию, за помощь новичку (наставническую). Эта премия будет зависеть именно от конечной оценки нового сотрудника. Для этого по окончанию своего адаптивного обучения, новый сотрудник проходит адаптивную оценку, в которой учитывается его результативность в работе, относительно сотрудников, давно работающих на предприятии, оценку наставника, по какой либо шкале, и оценку по конечному экзамену. На этом “адаптация персонала” для него заканчивается. Конечный экзамен адаптации новый сотрудник проходит по оценочной анкете, которая будет давать сведенья об уровне знаний и практических навыков работы нового сотрудника, учитывая полную специфику вашего предприятия. Составлять список вопросов вы должны вместе с руководителем отдела, в который принят сотрудник, и оценочная анкета должен быть стандартизирована для каждой должности. Читать полностью »