Ведение кадровой документации, прием на работу.

Рубрика деловой этикет, Локальные нормативные акты, ОК, организационная структура, Организация документов, Последние записи, Прием на работу, совместная деятельность. Автор: Mr.HR

Вы читаете 17-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

Ведение кадровой документации, прием на работу.Вы получили в распоряжение кадровую документацию предприятия. Но в ваши обязанности теперь будет входить не только ее хранение, но и ведение кадровой документации в дальнейшем. Что же делать и как быть со всеми этими бумагами дальне? Попробуем разобраться вместе.

Далее я хочу описать общую схему действий ведения кадровой документации,  в наиболее часто встречающихся ситуациях для инспектора ОК (или менеджера по персоналу, который совмещает в себе все функции кадровой службы).

И так, прием на работу. Сейчас нас не интересуют все подробности того, как вы нашли этого человека, и как отобрали. Решение уже принято, и мы оформляем его на работу. Для этого наш потенциальный сотрудник должен предоставить вам копии следующих документов:

  1. Паспорт (1, 2, 11 (прописка))
  2. Идентификационный код
  3. Документ свидетельствующий об образовании (диплом, аттестат и т.д.)

  1. Военный билет (это конечно же только для мужской половины сотрудников)
  2. Если фамилия в паспорте и в дипломе не соответствуют, то от женской половины нужно требовать свидетельство о смене фамилии (свидетельство о браке)
  3. Трудовую книгу
  4. Заявление на прием.

Если человек имеет какие либо льготы, нужен документ, свидетельствующий об этом (удостоверение ликвидатора последствий Чернобыльской катастрофы, участника ВОВ, участника боевых действий и т.д., для некоторых предприятий эти документы имеют смысл, для других нет)

Это список ОСНОВНЫХ документов, которые необходимо собрать с сотрудника для приема, но для каждой отдельной организации этот список может отличаться. Например, довольно часто требуют так же свидетельство о рождении детей, для последующей выдачи новогодних подарков и т.п.
Из всех этих документов, вместе с характеристикой этого сотрудника, вы формируете отдельную папку, которая будет его личным делом (о том как оно оформляется, мы поговорим отдельно).

Заявление о приеме этого сотрудника отправляется на утверждение руководителю отдела, в который мы оформляем сотрудника. После того, как будущий руководитель оформляемого сотрудника подписал его заявление, оно попадает к руководителю предприятия вместе с заявкой на подбор персонала (чтобы руководитель видел, что этот сотрудник был заказан руководителем отдела). После того, как на заявлении появляется подпись руководителя предприятия, оно снова возвращается к вам, и является полноценным основанием для издания приказа о приеме на работу.

В этот момент вы издаете приказ о приеме на работу, ставите в нем нужный номер приказа, и следите за правильностью дат, после чего регистрируете приказ в журнале регистрации приказов. После этого с этим приказом должен ознакомится наш новоиспеченный сотрудник. Когда наш новый сотрудник поставил свою подпись на приказе, он может считать себя принятым сотрудником предприятия! Но ваша работа на этом не заканчивается. Вы регистрируете получение новой трудовой книги в журнале регистрации трудовых книг (фиксируя ее серию и номер), затем делаете запись в трудовой книге сотрудника о его приеме на работу, после чего трудовую книгу мы прячем в сейф. Все остальные документы, вместе с приказом, пока еще складываются в одну папку, и являются одним личным делом.

Теперь нужно оповестить о существовании нового сотрудника (и необходимости начислять ему заработную плату, а государству налог с нее) бухгалтерию (ранее, она занималась всем этим самостоятельно, по этому оповещать никого не нужно было). Тут есть несколько вариантов, в зависимости от конкретно поставленных процедур на вашем предприятии. Первый вариант, это копирования всех документов личного дела (кроме трудовой книги), включая приказ о приеме, и передача копии личного дела в бухгалтерию. Второй вариант более прогрессивен, но подразумевает то же самое. Скорее всего, у вас есть доступ к компьютерной программе учета персонала, в которую вам следует перенести всю информацию о новом сотруднике из документов его личного дела, включая номер приказа, и даты в нем. Таким образом, бухгалтерия увидит все данные о новом сотруднике из этой программы. На этом процесс приема сотрудника закончен.

Mr. HR:

Управление персоналом обучение основам
Работа кадровой службы

Передача дел ОК. Кадровая документация, которую Вам приитется вести.

Рубрика Локальные нормативные акты, Менеджмент, ОК, организационная структура, Организация документов, Отпуска, Переводы, Последние записи, Прием на работу, совместная деятельность, Увольнение. Автор: Mr.HR

Вы читаете 16-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля"

передача дел, кадровая документацияИ так, мы плавно подходим к логическому завершению нашей беседы о построении кадровой службы и всех процессов, с ней связанных. Хотелось бы сказать, что мы упустили еще две очень широких темы. Это тема кадровой документации, и тема корпоративной культуры. Продолжая уже начатый нами разговор, мы предполагаем, что кадровая документация все это время (пока мы строили и внедряли системы привлечения, отбора, адаптации, аттестации и мотивации) лежала на плечах бухгалтерии. Но нужно признаться, что это именно ваши обязанности, и бухгалтерия тут не при чем. Пришла пора передачи кадровой документации от бухгалтерии кадровой службе. Далее мы поговорим о передаче дел.

Какая же кадровая документация должна быть в распоряжении кадровой службы? Тут можно ответить коротко – вся! Но мы попробуем более широко и подробно ответить на этот вопрос.

Во-первых, у вас должны храниться нормативные акты. Это кадровая политика, положения об отделах, процедуры и алгоритмы коммуникаций (если такие есть), а так же должностные инструкции. Скорее всего, всех этих документов пока еще не существует, и создание их вам еще предстоит.

Бухгалтерия же занималась той кадровой документацией, которая обеспечивает законность отношений сотрудника и предприятия, а именно приказами. До этого момента все приказы издавались и хранились в бухгалтерии. Теперь пришло время передать эти полномочия вам.

Передача дел – это не такое уж быстрое и простое дело, к сожалению. Вы должны принять: журнал приказов за последние два года минимум (за время до последней проверки из налоговой), согласно этому журналу, все приказы за этот период, соответственно всем приказам, все основания для этих приказов (в основном это будут заявления, но не только). Когда вы получите все это добро, кадровая документация должна быть упорядочена так, чтобы вы в любой момент могли найти нужный вам документ и основание к нему.

Вместе с этим, вы наделяетесь полномочиями оформлять трудовые книги, и, конечно же, должны получить эти трудовые книги, и журнал регистрации трудовых книг. Нужно сразу заметить, что трудовые книги передаются обязательно по акту приема передачи. По этому вы, вместе с тем, кто вам их передает, должны пересчитать все трудовые книги, составить пофамильный список трудовых книг, и последних записей в них, и оформить все это в акт приема-передачи трудовых книг, и после того, как вы подпишите этот документ, вы можете забирать эти книги в свое распоряжение.

Так же точно просматривается и книга регистрации трудовых книг, и составляется список трудовых, которые должны хранится на предприятии (согласно книге регистрации). Этот список сравнивается с реальным списком присутствующих на предприятии книг, и итог этого сравнения заноситься в акт приема-передачи.

Стоит напомнить, что к хранению трудовых книг существуют определенные требования. И, если в вашем распоряжении нет сейфа, то принимать трудовые книги вы не имеете права, в силу того, что не имеете предусмотренных законом условий их хранения.

И так, передача дел произошла! Вам передали все эти документы, и вы имеете сейчас огромный напряг по этому поводу. На вас висит необъятный груз новых обязанностей и ответственностей, с которым я помогу вам справиться чуть позже, в следующих статьях.

П. С. В данной статье я обращаюсь к Вам, как к руководителю кадровой службы, и передача кадровой документации может происходить как единственному персональщику, представляющему кадровую службу, так и отдельно инспектору ОК, недавно взятому на работу в кадровую службу.

Mr. HR:

Функционирование кадровой службы
Управление персоналом, обучение

Собеседование – это процесс двухсторонний!

Рубрика HRM, Отбор, Прием на работу. Автор: Mr.HR

Все мы хотя бы однажды в своей жизни решали проблему поиска работы.
Как же мы подходим к ее решению?

Ищем объявления и сведенья о вакансиях на сайтах и в газетах, пытаемся найти организацию, где есть открытая вакансия на должность, которая нам подходит, по Вашей профессии. Вы связываетесь с кадровой службой этого предприятия, и Вам назначаю дату и время собеседования.

Большинство претендентов считают собеседование односторонним процессом: «меня оценивают, и решают насколько я подходящий кандидат». Но в действительности это не так. Кандидат так же является активным участником этого процесса.

Со стороны работодателя, это процесс максимально подробной оценки кандидата с профессиональной и психологической стороны. Организация, после, сможет сравнить полученную информацию с собственными требованиями к сотрудникам на вакантной должности.

Так же, организация использует собеседование, для предоставления полной информации о свободной должности, о работе и работодателе в целом, кандидату для того, чтобы он смог сравнить полученную информацию с собственными требованиями к условиям предполагаемой работы.  Читать полностью »

Образец приказа вообще, и что должно быть в приказе (приказ об увольнении, приказ о назначении).

Рубрика Дисциплинарные документы, Командировки, ОК, Отпуска, Переводы, Последние записи, Прием на работу, Увольнение. Автор: Mr.HR

Приказ Образец приказаЧто такое приказ, и зачем он нужен? Словари говорят, что приказ это правовой акт, который издает руководитель предприятия. Не можем не согласится! Приказ, на нашем языке, – это призыв к действию каких либо сотрудников (указанных в приказе) оформленный в письменной форме. Попытаемся создать образец приказа, не относящийся к конкретным действиям, а образец приказа вообще.

В приказе не  указывается обычно кто именно приказывает, все и так ясно, приказывает издатель приказа, а это собственно «руководитель предприятия». Этот самый руководитель приказывает нам гораздо чаще и больше, чем зарегистрировано приказов на предприятии. Вот только далеко не все его побуждения к действию фиксируются на бумаге в виде приказов. Появляются приказы на предприятиях  в ходе нормального развития. Вот когда предприятие состоит только из руководителя, который себе и секретарь и подчиненный, тогда некому приказывать, разве что себе. И приказов пока нет.

Когда появляется двое или трое сотрудников в предприятии, тогда они очень дружно работают, и насколько дружно, что они и так прекрасно понимают друг друга, им не очень то нужна бумажная форма. Но численность растет, и уже не такие теплые отношения со всеми сотрудниками у руководителя. И находятся такие сотрудники, которые откровенно сачкуют. Тогда возникает ситуация, в которой сотрудник не выполнил указания. А почему? А потому что «вы мне этого не говорили». И получаем противоположные аргументы типа «говорил» против «не говорил». Вот тут то и в самый раз появится письменной форме! Читать полностью »

Число это важнейшая утилита любого документа. Особенно, изданного задним числом!

Рубрика Дисциплинарные документы, Командировки, Локальные нормативные акты, ОК, Организация документов, Отпуска, Переводы, Последние записи, Прием на работу, Регистрационные документы, Увольнение. Автор: Mr.HR

Задним числомЧисло это важнейшая утилита любого документа. Документ обязательно должен быть продатирован, если это документ! Кто-либо из вас когда-либо видел документ, на котором не обязательно должна быть дата? Возможно, и видели, но встречаются такие документы довольно редко, к тому же, силу такие документы имеют не очень весомую. Ну, давайте разберемся сначала, что ж мы будем считать документом, на котором так необходимо проставлять даты. Сразу скажу, что говорить мы с вами будем исключительно глядя на работу отдела кадров, и документы из других сфер нас будут мало интересовать. И так, можно сказать, что все, что регистрируется в журнале документов, является документом J.

Но ведутся ли у вас в организации такие журналы? Я бы сказал по – другому. Все что регистрируется в журнале приказов, а так же основания этих приказов, является документами, и обязано иметь дату, то есть, число к которому должны произойти какие либо действия, или дату с которой должны начаться какие-то действия.

Тут мы можем заметить, что число в документе может быть двух видов: «число к» и «дата с». Первое говорит о будущем числе, в которое будет проверка исполненности приказа, а второе говорит о прошедшей дате, с которой уже началось действие приказа. Читать полностью »