И так, мы поговорили о процедуре работы с кадровой документацией во время приема нового сотрудника. Можно сказать, что процедура приема сотрудника наиболее сложна, и остальные алгоритмы работы с кадровой документацией являются не такими многоступенчатыми.
Далее мы поговорим об увольнении.
Увольнение мы можем разделить на два типа – увольнение по желанию сотрудника, и увольнение по желанию предприятия. Процедура оформления одного и другого отличается лишь основанием для приказа об увольнении, и текстом самого приказа.
В случае увольнения по желанию сотрудника, от него требуется заявление об увольнении, с подписью его руководителя. После того, как это заявление подпишет руководитель предприятия, оно является основанием для издания приказа об увольнении этого сотрудника. Мы издаем соответствующий приказ, особое внимание уделяя нумерации и датам, регистрируем этот приказ в журнале регистрации приказов, и, после подписи приказа руководителем предприятия и увольняющимся сотрудником, передаем копии приказа и заявления в бухгалтерию (или вносим соответствующие изменения в программу регистрации персонала на компьютере). Так же необходимо сделать запись в трудовую книгу увольняемого сотрудника, на основании подписанного руководителем приказа. Трудовая книга с конечной записью и копиями приказа об увольнении и основанием передается в бухгалтерию (или другим сотрудникам, которые распоряжаются печатью предприятия) для заверения записей в трудовой книге печатью предприятия. После этого в книге учета трудовых книг делается запись о выдаче трудовой книги, и уволенный сотрудник, поставив свою подпись в этом журнале, может забрать трудовую книгу.
Теперь он уволен. Читать полностью »
Вы получили в распоряжение кадровую документацию предприятия. Но в ваши обязанности теперь будет входить не только ее хранение, но и ведение кадровой документации в дальнейшем. Что же делать и как быть со всеми этими бумагами дальне? Попробуем разобраться вместе.
Далее я хочу описать общую схему действий ведения кадровой документации, в наиболее часто встречающихся ситуациях для инспектора ОК (или менеджера по персоналу, который совмещает в себе все функции кадровой службы).
И так, прием на работу. Сейчас нас не интересуют все подробности того, как вы нашли этого человека, и как отобрали. Решение уже принято, и мы оформляем его на работу. Для этого наш потенциальный сотрудник должен предоставить вам копии следующих документов:
- Паспорт (1, 2, 11 (прописка))
- Идентификационный код
- Документ свидетельствующий об образовании (диплом, аттестат и т.д.)
- Военный билет (это конечно же только для мужской половины сотрудников)
- Если фамилия в паспорте и в дипломе не соответствуют, то от женской половины нужно требовать свидетельство о смене фамилии (свидетельство о браке)
- Трудовую книгу
- Заявление на прием.
Если человек имеет какие либо льготы, нужен документ, свидетельствующий об этом (удостоверение ликвидатора последствий Чернобыльской катастрофы, участника ВОВ, участника боевых действий и т.д., для некоторых предприятий эти документы имеют смысл, для других нет)
Это список ОСНОВНЫХ документов, которые необходимо собрать с сотрудника для приема, но для каждой отдельной организации этот список может отличаться. Например, довольно часто требуют так же свидетельство о рождении детей, для последующей выдачи новогодних подарков и т.п.
Из всех этих документов, вместе с характеристикой этого сотрудника, вы формируете отдельную папку, которая будет его личным делом (о том как оно оформляется, мы поговорим отдельно).
Заявление о приеме этого сотрудника отправляется на утверждение руководителю отдела, в который мы оформляем сотрудника. После того, как будущий руководитель оформляемого сотрудника подписал его заявление, оно попадает к руководителю предприятия вместе с заявкой на подбор персонала (чтобы руководитель видел, что этот сотрудник был заказан руководителем отдела). После того, как на заявлении появляется подпись руководителя предприятия, оно снова возвращается к вам, и является полноценным основанием для издания приказа о приеме на работу.
В этот момент вы издаете приказ о приеме на работу, ставите в нем нужный номер приказа, и следите за правильностью дат, после чего регистрируете приказ в журнале регистрации приказов. После этого с этим приказом должен ознакомится наш новоиспеченный сотрудник. Когда наш новый сотрудник поставил свою подпись на приказе, он может считать себя принятым сотрудником предприятия! Но ваша работа на этом не заканчивается. Вы регистрируете получение новой трудовой книги в журнале регистрации трудовых книг (фиксируя ее серию и номер), затем делаете запись в трудовой книге сотрудника о его приеме на работу, после чего трудовую книгу мы прячем в сейф. Все остальные документы, вместе с приказом, пока еще складываются в одну папку, и являются одним личным делом.
Теперь нужно оповестить о существовании нового сотрудника (и необходимости начислять ему заработную плату, а государству налог с нее) бухгалтерию (ранее, она занималась всем этим самостоятельно, по этому оповещать никого не нужно было). Тут есть несколько вариантов, в зависимости от конкретно поставленных процедур на вашем предприятии. Первый вариант, это копирования всех документов личного дела (кроме трудовой книги), включая приказ о приеме, и передача копии личного дела в бухгалтерию. Второй вариант более прогрессивен, но подразумевает то же самое. Скорее всего, у вас есть доступ к компьютерной программе учета персонала, в которую вам следует перенести всю информацию о новом сотруднике из документов его личного дела, включая номер приказа, и даты в нем. Таким образом, бухгалтерия увидит все данные о новом сотруднике из этой программы. На этом процесс приема сотрудника закончен.
Mr. HR:
Управление персоналом обучение основам
Работа кадровой службы
|
Ноя 15 |
Личные дела работников вашей компании – это ваше личное дело!Рубрика Локальные нормативные акты, ОК, Организация документов, Последние записи. Автор: Mr.HR |
Сотрудник ОК, сотруднику другого отдела: – это мое личное дело, где хранится твое личное дело!
Личные дела – термин, окутанный тайной еще с давних времен советского союза. Личные дела существуют в армиях, на предприятиях, в милиции, и повсюду где только можно! Что ж это такое, это личное дело работника? По сути своей, личное дело, это собрание документов или их копий, которые касаются лично вас, и отражают вашу историю жизни в какой либо структуре (смотря к какой структуре относится это личное дело).
В нашем случае личное дело, это набор сведений о том, когда сотрудник был принят на работу, когда был переведен, когда и на сколько ходил в отпуск. Так же персональщики в той же папке (которая называется «личное дело») хранят личную анкету сотрудника, копии его документов (паспорт, идентификационный код), характеристику сотрудника (написанную в большинстве случаев собственноручно).
Нужна такая папка нам для большего удобства работы, папка отражает всю профессиональную биографию сотрудника на нашем предприятии, а так же, общее мнение о качествах личности, способностях, навыках и т.д. этого сотрудника. А еще, что не мало важно, там можно найти адрес и телефон сотрудника! В ситуации, когда сотрудников у вас более сотни, такая папка значительно упрощает работу, а именно, скорость поиска нужной информации. Читать полностью »